Ответы на часто задаваемые вопросы
Выберите тему
Как выбрать систему электронного документооборота
Выбор Системы электронного документооборота требует не только четкого понимания собственных целей внедрения автоматизированной системы управления документами, но и знания рынка ECM.
С кратким обзором рынка СЭД Вы можете ознакомиться на нашем сайте по ссылке Обзор, сравнение и лидеры СЭД
Как видите, хороших IT-продуктов достаточно много. Изучить все системы и пригласить вендоров на презентации — займет не мало времени. Поэтому, мы предлагаем действовать методом исключения.
Следующие критерии помогут Вам:
Часть продуктов позиционируют себя как полноценные программные платформы, другие же ориентированы как коробочные решения для автоматизации конкретных задач.
Выбор системы того или иного класса зависит от:
- Масштаба и структуры компании
- Целей и задач внедрения СЭД
- Наличия и уровня подготовки собственных ресурсов
Если Вы представляете среднюю или крупную компанию с числом сотрудников, вовлеченных в документооборот, не менее нескольких десятков. Ваша компания с развитой филиальной сетью и территориально распределена. В качестве задачи стоит вопрос автоматизации не только классического делопроизводства, но и сквозных бизнес-процессов, коллективной работы и архивного хранения большого объема данных. Мы рекомендуем остановить свой выбор на мощных и вместе с тем гибких платформах, таких как EMC Documentum, DIRECTUM, Docsvision, OPTIMA-WorkFlow, ELMA, которые позволят Вам не только построить функциональную, безопасную и масштабируемую Систему электронного документооборота, но и интегрировать ее в единое информационное пространство Вашей компании.
Если масштаб Вашей компании не крупный, задачи достаточно локальны и тривиальны, нет собственных ресурсов, обладающих компетенциями ECM-продуктов, а поддержка СЭД планируется своими силами, мы бы рекомендовали ориентироваться на недорогие коробочные решения. Возможно в качестве платформы использовать уже имеющиеся в компании портальные решения или учетные системы.
Существующие стандарты и требования к общесистемному клиентскому и серверному программному обеспечению являются важным моментом при выборе СЭД.
Если в качестве СУБД разрешается использовать Microsoft SQL Server, требования к серверным и клиентским операционным системам не ограничивают использование семейства Windows, в качестве браузера допускается применять Microsoft Internet Explorer, а в качестве СКЗИ Крипто-ПРО, то спешим Вас огорчить — данные требования удовлетворяет подавляющее большинство IT-продуктов.
В противном случае, например, СУБД Oracle, MySQL, PostrgeSQL, UNIX подобные операционные системы, кроссплатформенные браузеры, собственные СКЗИ — значительно сократят перечень потенциальных IT-продуктов.
С точки зрения стоимости программного обеспечения мы бы провели следующее деление: условно бесплатно, доступно, дорого.
Если бюджет на приобретение (или временное приобретение путем аренды) неисключительных прав использования программного обеспечения не выделяется, то остается вариант использования уже имеющегося в компании ПО (при наличии достаточного количества лицензий) или свободно распространяемого ПО. В качестве последнего, можем предложить остановиться на Alfresco, только в случае самостоятельного внедрения рекомендуем объективно оценить свои силы.
Выбирая западный продукт настоятельно рекомендуем внимательно ознакомиться с лицензионной политикой, правилами обновления ПО и поддержки вендором. Не лишним будет убедиться, что в Вашей стране (регионе) действует партнер вендора, готовый помочь Вам с внедрением и поддержкой Системы.
Не секрет, стоимость западных известных ECM продуктов выше стоимости отечественных СЭД, равно как и TCO (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения). Сроки же внедрения отечественных продуктов, за счет апробированных типовых решений, могут быть значительно короче.