Система автоматизации делопроизводства

Система автоматизации делопроизводства

Задача автоматизации классического делопроизводства является, пожалуй, самой распространенной задачей при внедрении Системы электронного документооборота. Как следствие, технических решений данной задачи на рынке достаточно много — все информационные системы управления документами в той или иной степени автоматизируют функции ведения делопроизводства (смотри Обзор, сравнение и лидеры СЭД).

Основные категории документов, подлежащие автоматизации:

• Входящая корреспонденция (письма, телеграммы, факсы, электронные сообщения)
• Исходящая корреспонденция (письма, телеграммы, факсы)
• Организационно-распорядительные и нормативные документы (приказы и распоряжения, протоколы, указания, правовые акты, инструкции и регламенты, положения и др.)
• Документы внутренней переписки (служебные, докладные и объяснительные записки, заявления и предложения, справки и др.)

Система автоматизации делопроизводства должна автоматизировать следующие основные функции:

• Регистрация документов
• Контроль исполнения резолюций, заданий и поручений
• Подготовка и согласование проектов документов
• Утверждение и рассылка документов на ознакомление / исполнение
• Ведение номенклатуры дел

К Системе автоматизации делопроизводства предъявляются следующие базовые функциональные требования:

• Возможность работы с электронными образами и электронными аналогами документов
• Поддержка версионности электронных документов
• Полнотекстовый поиск
• Возможность проектирования регистрационных форм, настройка бизнес-логики
• Возможность проектирования моделей бизнес-процессов обработки документов
• Возможность управления нормативно-справочной информацией системы
• Работа с электронной подписью и средствами шифрования