Только лучшие системы электронного документооборота
Ответы на часто задаваемые вопросы

Как выбрать систему электронного документооборота

Выбор Системы электронного документооборота требует не только четкого понимания собственных целей внедрения автоматизированной системы управления документами, но и знания рынка ECM.

С кратким обзором рынка СЭД Вы можете ознакомиться на нашем сайте по ссылке Обзор, сравнение и лидеры СЭД

Как видите, хороших IT-продуктов достаточно много. Изучить все системы и пригласить вендоров на презентации — займет не мало времени. Поэтому, мы предлагаем действовать методом исключения.

Следующие критерии помогут Вам:

Часть продуктов позиционируют себя как полноценные программные платформы, другие же ориентированы как коробочные решения для автоматизации конкретных задач.

Выбор системы того или иного класса зависит от:

Если Вы представляете среднюю или крупную компанию с числом сотрудников, вовлеченных в документооборот, не менее нескольких десятков. Ваша компания с развитой филиальной сетью и территориально распределена. В качестве задачи стоит вопрос автоматизации не только классического делопроизводства, но и сквозных бизнес-процессов, коллективной работы и архивного хранения большого объема данных. Мы рекомендуем остановить свой выбор на мощных и вместе с тем гибких платформах, таких как EMC Documentum, DIRECTUM, Docsvision, OPTIMA-WorkFlow, ELMA, которые позволят Вам не только построить функциональную, безопасную и масштабируемую Систему электронного документооборота, но и интегрировать ее в единое информационное пространство Вашей компании.

Если масштаб Вашей компании не крупный, задачи достаточно локальны и тривиальны, нет собственных ресурсов, обладающих компетенциями ECM-продуктов, а поддержка СЭД планируется своими силами, мы бы рекомендовали ориентироваться на недорогие коробочные решения. Возможно в качестве платформы использовать уже имеющиеся в компании портальные решения или учетные системы.

Существующие стандарты и требования к общесистемному клиентскому и серверному программному обеспечению являются важным моментом при выборе СЭД.

Если в качестве СУБД разрешается использовать Microsoft SQL Server, требования к серверным и клиентским операционным системам не ограничивают использование семейства Windows, в качестве браузера допускается применять Microsoft Internet Explorer, а в качестве СКЗИ Крипто-ПРО, то спешим Вас огорчить — данные требования удовлетворяет подавляющее большинство IT-продуктов.

В противном случае, например, СУБД Oracle, MySQL, PostrgeSQL, UNIX подобные операционные системы, кроссплатформенные браузеры, собственные СКЗИ — значительно сократят перечень потенциальных IT-продуктов.

С точки зрения стоимости программного обеспечения мы бы провели следующее деление: условно бесплатно, доступно, дорого.

Если бюджет на приобретение (или временное приобретение путем аренды) неисключительных прав использования программного обеспечения не выделяется, то остается вариант использования уже имеющегося в компании ПО (при наличии достаточного количества лицензий) или свободно распространяемого ПО. В качестве последнего, можем предложить остановиться на Alfresco, только в случае самостоятельного внедрения рекомендуем объективно оценить свои силы.

Выбирая западный продукт настоятельно рекомендуем внимательно ознакомиться с лицензионной политикой, правилами обновления ПО и поддержки вендором. Не лишним будет убедиться, что в Вашей стране (регионе) действует партнер вендора, готовый помочь Вам с внедрением и поддержкой Системы.

Не секрет, стоимость западных известных ECM продуктов выше стоимости отечественных СЭД, равно как и TCO (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения). Сроки же внедрения отечественных продуктов, за счет апробированных типовых решений, могут быть значительно короче.